Procédure de remboursement des missions par le pôle de Clermont.


La secrétaire qui gère Gardio à Clermont est

Laboratoire de Mathématiques
Complexe universitaire des Cézeaux
3 place Vasarely
TSA 60026, CS 60026
63178 Aubière Cedex, France

Tél. : +33 (0)4 73 40 70 70
Fax : +33 (0)4 73 40 79 72

Version courte :
  1. en me précisant la nature et une estimation du montant des frais.

  2. Établir un ordre de mission sans frais de votre laboratoire.

  3. Remplir cet ordre de mission (OM), le signer, le scanner.

  4. Envoyer par courriel l'OM scanné à Mme Chassagne en lui précisant dans le message tout ce qu'il faut pour qu'elle achète vos billets de transport, réserve votre hôtel etc.

  5. Après la mission, remplir la feuille d'état de frais et la renvoyer à Mme Chassagne, accompagnée de vos titres de transports, facture d'hôtel (sauf si l'hôtel est prépayé) et autres justificatifs.

Version détaillée :

Avant le départ

  1. ORDRE DE MISSION ET AUTORISATION D'ABSENCE

    1. en me précisant le colloque et une estimation raisonnablement exacte des frais.

    2. Établir un ordre de mission sans frais de votre laboratoire.

    3. Remplir cet ordre de mission, le signer, le scanner et le renvoyer par courriel (ou l'original par La Poste) à Mme Chassagne.

      4. Pour une mission en France, l'OM doit être fait entre 8 et 15 jours minimum avant le départ, pour une mission à l'étranger, c'est plutôt 4 semaines minimum avant le départ.

  2. ACHAT DES TITRES DE TRANSPORT

    Sauf cas exceptionnel (tel que le choix de voyager sur des compagnies dites low cost), l'achat de titres de transport financé par Gardio doit se faire via l'agence de voyage GLOBÉO TRAVEL (marché public UCA oblige). Les tarifs sont plus raisonnables si les commandes sont passées tôt. Ils deviennent excessifs trois ou quatre jours avant le départ. Les tarifs proposés sont des tarifs négociés dits « économiques ». Ils ne sont pas remboursables ni modifiables sans pénalités. Pour des billets achetés longtemps à l'avance, il peut être judicieux de prévoir une assurance annulation.

    C'est Mme Chassagne qui achètera vos billets de transport (avec Globéo Travel).

    Pour cela, il faut lui préciser dans le message : dates, horaires précis, voire numéro de train/avion et tout autre renseignement que vous jugez utile (tarifs prem's, loisirs etc. pour les trains par exemple). L'achat des titres de transport sans passer par Mme Chassagne (et Globéo Travel) doit rester exceptionnel, comme mentionné ci-dessus. Pour les billets d'avion, il est nécessaire de communiquer un numéro de pièce d'identité (de préférence, le numéro de passeport).

  3. RÉSERVATION DE LOGEMENT

    Sauf cas exceptionnel la réservation d'un logement financé par Gardio doit se faire via les marchés publics (Globéo Travel comme pour le transport). Même procédure que pour les titres de transport (on contacte ).

Au retour de la mission

Lorsque votre déplacement a généré des frais de séjour, il faut compléter la feuille d'état de frais. Sauf cas très exceptionnel, ces frais doivent avoir été prévus avant le départ. La feuille d'état de frais doit être remise à Mme Chassagne dans les meilleurs délais, accompagnés de tous les justificatifs (billets de train, même s'ils ont été prépayés, facture d'hôtel, billets de tram/bus etc.). Si, avant la mission, vous avez oublié de demander un ordre de mission sans frais, vous pouvez demander, après la mission, une attestation de non-paiement à votre laboratoire.

Commentaires :
  1. Les repas en France sont remboursés sur la base d'un forfait d'environ 15 € par repas (inutile de garder la facture du restaurant). Pour les repas à l'étranger, le remboursement est sur présentation des factures (scannées).

  2. En général les colloques vous offrent le séjour ou au moins la possibilité de payer votre séjour dans l'hôtel de la conférence, ce qui devrait éviter de passer par le marché pour le logement. De toute façon, si vous logez dans un 5 étoiles, vous ne serez remboursé que d'un montant de 90 € maximum pour la métropole, Paris et province. À l'étranger, le remboursement de séjour se fera sur la base d'une indemnité journalière de mission égale aux frais réels sur justificatifs et ce dans la limite globale des taux ministériels (prévus pour chaque pays).

  3. Pour les titres de transport, passer par le marché fonctionne très bien avec le train (on peut demander un prem's ou préciser le tarif que l'on a vu sur le site de la sncf juste avant). Pour l'avion, il vous est recommandé de faire des recherches sur le net pour un billet au tarif intéressant et communiquer l'information à Sylvie Chassagne. L'avantage est de ne pas avoir à avancer les frais de transport. Le petit inconvénient est qu'il faut s'y prendre un peu à l'avance (ce qui est mieux de toute façon pour des raisons de coût du billet).

  4. Pour des voyages dans les pays considérés sensibles, vous devez prendre la précaution de vérifier auprès de votre organisme d'appartenance la politique de sécurité de déplacement à l'étranger. Certains établissements obligent l'accord préalable du fonctionnaire de la défense, pour une question d'assurance. Pour les clermontois : il faut au préalable demander l'autorisation du fonctionnaire sécurité défense du CNRS. Voici la liste des pays sensibles (parmi lesquels figurent Inde, Russie, Japon ...). Il faut prendre en compte des délais de réponse et n'engager aucun frais avant autorisation du fonctionnaire sécurité défense (dont dépend chaque organisme d'appartenance).

  5. Pour tout déplacement à l'étranger, il est conseillé de s'inscrire sur le site Ariane du ministère des affaires étrangères. Pour les déplacements dans les pays sensibles, c'est une obligation.